Как вести учет и хранение счетов-фактур и актов «1С: Документооборот 8.3″?

29 Май 2025

Счета-фактуры и акты — важные документы для учета НДС и подтверждения выполненных работ или оказанных услуг. Ошибки в их хранении, регистрации или согласовании могут привести к проблемам с фискальными органами. Стоит пройти курсы 1с, чтобы научиться правильно вести учет и хранение документов и автоматизировать рутинные операции.

Основные шаги для обработки документов

Чтобы организовать процесс корректно и без сбоев, выполните следующие шаги в «1С: Документооборот 8.3″:

Откройте раздел «Справочники» и проверьте, созданы ли категории для счетов-фактур и актов. При необходимости добавьте новые виды документов, указав тип «Входящий» или «Исходящий». Убедитесь, что в справочнике «Контрагенты» внесены данные поставщиков и покупателей.
Зарегистрируйте входящие счета-фактуры и акты в системе. Для этого перейдите в раздел «Документы», выберите «Создать» и укажите тип документа, например, «Входящий счет-фактура». Заполните поля: номер, дата, контрагент, сумма и НДС. Прикрепите скан документа, загрузив его в формате PDF через кнопку «Файлы».
Настройте маршруты согласования. В разделе «Процессы» создайте шаблон согласования, указав ответственных сотрудников, например, бухгалтера и руководителя. Для счетов-фактур настройте автоматическую отправку на проверку после регистрации (поставьте галочку).
Используйте электронный архив для хранения документов. После согласования перенесите счета-фактуры и акты в папку «Архив» через функцию «Переместить». Настройте права доступа, чтобы ограничить редактирование завершенных документов. Установите метаданные (например, период, контрагент) для быстрого поиска в будущем.
Сформируйте отчет «Реестр документов» в разделе «Отчеты», чтобы контролировать наличие счетов-фактур и актов. Сверяйте количество зарегистрированных файлов с бумажными оригиналами. Экспортируйте отчет в Excel для анализа или предоставления налоговой.

Отточив навык, вы сможете выполнять все указанные действия за 15-20 минут. Кроме того, на курсах вы научитесь настраивать индивидуальные маршруты согласования, работать с массовой регистрацией документов и использовать шаблоны для ускорения ввода типовых актов и счетов-фактур.